Une bonne recette pour le stress: le rétroplanning!

Formateur en gestion de projets, je croise souvent des stagiaires épuisés par leurs projets, particulièrement dans le domaine du Marketing ou de la publicité, et qui n’ont qu’un mot à la bouche : Rétroplanning !

En quoi le rétroplanning est-il pervers ? Parce qu’il guide naturellement notre action vers la dernière minute : La date que nous avons en tête, c’est la date limite pour être à temps. Or, la vie, en particulier la vie des projets, est faite d’imprévus : tâche plus compliquée que prévu, urgence qui passe devant, imprimante en panne, collaborateur n’ayant pas compris correctement les consignes et délivrant un résultat la veille au soir non conforme aux attentes, absence pour maladie, que sais-je… !

Au final, on travaille toujours dans l’urgence pour tenir les délais, souvent pas aussi bien qu’on l’aurait voulu, et régulièrement avec du retard.

J’entends déjà ceux qui me disent

  •  « Comment faire autrement, nous avons trop de travail »
  • « Je suis dépendant d’autres personnes, qui elles-mêmes travaillent à la dernière minute »

Ces motifs sont parfois exacts, mais souvent faux si on veut bien prendre le temps de les analyser avec « froideur ». Il s’agit souvent d’abord de conduite du changement personnelle. Voici quelques simples recommandations :

1.       Travailler toujours sur le planning au plus tôt, et non pas au plus tard (le fameux rétroplanning)

Ceci consiste à identifier les moments où on peut anticiper un travail. Qui n’a pas, après des périodes de rush (et c’est là où c’est un cercle vicieux), gaspillé un peu son temps à papillonner ou prendre trop de temps sur des tâches non essentielles ? Ce n’est en fait pas plus reposant qu’identifier à l’avance les tâches importantes, et prendre du temps au calme pour les réaliser. Et en plus, le faire est satisfaisant pour l’esprit. Comprendre qu’on puisse réaliser des tâches avant la date où on en aura besoin, mais parce qu’elles sont importantes et qu’il existe un créneau pour les faire, est un acte de changement.

2.       Distinguer urgent et important

Ce schéma, bien connu, sépare « Urgent » et « Important ». Même si la pression peut être forte sur l’urgence, il existe des urgences sur des enjeux importants et des urgences sur des enjeux non importants. Pour ces derniers, « Les chiens aboient, la caravane passe ! ». Il peut être bon de réfléchir à ce qui se passera si ce n’est pas fait, ou avec du retard. C’est le genre de tâche qu’il est bon de déléguer si on le peut.

Par contre, méfiez-vous des chiens qui dorment ! Car le jour où ils se réveillent, cela devient de la plus haute priorité. Ce sont ceux-là qu’il faut savoir anticiper.

3.       Organiser, et dégager autour de soi de la sérénité

On vient de voir au-dessus combien la qualité de jugement est importante pour distinguer comment employer son temps intelligemment. Cela a pour conséquence de vous apporter plus de sérénité et de bien-être et réciproquement (c’est un cercle vertueux !). Par ricochet, cela vous permet de rester ouvert à l’autre, ce qui est  inévitablement perçu par votre entourage. Il ne s’agit nullement d’une vue de l’esprit, c’est une réalité si vous le décidez.

Alors par votre propre exemple, vous serez en mesure de faire comprendre à vos supérieurs, collègues et collaborateurs, combien il est précieux d’anticiper ensemble, pour être plus efficace. Et vous pourrez vous appuyer sur Auguste Comte qui disait « Penser pour prévoir, prévoir pour pouvoir » !

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