5 conseils pour aménager une salle de réunion pour la visio

Comme vous l’avez peut-être noté, nous intervenons régulièrement dans des projets de téléprésence ou de visio HD. Si les premiers sujets de préoccupation sont généralement d’ordre technique pour garantir un succès technique (codec, QoS…), il est remarquable que les conditions de succès des déploiements incluent aussi l’organisation (réservation de salles vs voyages notamment) et l’aménagement des salles. Sur ce dernier point objet de cet article, certaines entreprises profitent de l’expérience des systèmes de téléprésence pour améliorer significativement la qualité perçue par leurs utilisateurs sur toutes leurs visio, sans toucher aux moyens techniques (bande passante, résolution image…).

Voici donc une énumération qui peut servir de check-list ou de plan d’actions, c’est selon.

1. un éclairage adéquat, facteur crucial de la qualité d’image

Exemples de problèmes rencontrés lorsque les équipements visio sont simplement rajoutés à une salle de réunion :

  • l’écran fait face à la fenêtre ; vous voyez bien vos interlocuteurs mais eux vous voient en contre-jour,
  • la salle est bien isolée de la lumière extérieure mais le seul éclairage électrique tombe directement des tubes de néons, habituellement installés dans les bureaux ; contrairement à l’œil qui procède par balayage et compense les contrastes, vos interlocuteurs voient une joue sur-exposée, et une joue dans une ombre profonde.

Se protéger de la lumière du jour est une bonne idée, car elle est puissante, mais changeante selon les saisons et les intempéries. Il faut veiller à utiliser des éclairages artificiels puissants mais indirects (néons ou halogènes sont finalement un choix de second degré).

2. un bon son, garantie d’une bonne intelligibilité des propos

Vous ne l’avez peut-être pas remarqué sur votre dernière TV, mais les derniers écrans LED extrêmement fins, ont conduit les fabricants à déplacer les hauts parleurs. Alors qu’ils étaient historiquement placés sur les côtés ou en dessous, ils sont de plus en plus souvent placés derrière. Le son vous provient par réverbération sur le mur. Outre l’atténuation, cette disposition est une source de délai. Si cela n’a pas trop de conséquence pour regarder un film (léger retard de la voix, moins bonne intelligibilité), cela peut devenir catastrophique si le délai suffit à enclencher le dispositif anti-écho : résultat un interlocuteur totalement haché. Dans votre installation, prêtez attention à d’où va provenir le son.

3. une bonne prise de son, aussi

La ventilation mécanique est la source de nombreux bourdonnements dans les visio. Il faut s’éloigner de cette source (vérification simple : coupez-la quelques secondes et demandez à vos interlocuteurs si il y a une différence). Les participants qui tapotent la table de réunion ou le pod micro involontairement en sont d’autres.  Les revêtements de sol et éventuellement muraux sont autant de détails à soigner. Ce devrait déjà être le cas pour une salle de réunion mais c’est encore plus nécessaire dans un espace dédié à la visioconférence : un système de  prise de son  même sophistiqué (un ensemble de micros avec analyse des corrélations) reste moins performant que notre ouïe directe, et on ne peut pas tout compenser par un post-processing de signal.

4. une disposition de la salle adaptée

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Prenons cette première image provenant d’un fournisseur. Deux salles avec 4 et 6 personnes communiquant via des systèmes de visio. Assez typique de nombreuses réunions où nous y voyons guère plus que les profils de nos voisins immédiats : nous ne verrons parfois jamais les réactions de certains interlocuteurs.

C’est déjà vrai pour des réunions où tous les présents sont physiquement autour de la table mais la distance et la perspective ne fait qu’accentuer le phénomène. Les tables de réunions ovales ou en V sont à privilégier par rapport aux tables rectangulaires.

5. cadrage serré en enlevant les éléments perturbateurs

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Autre image, extrait de la même source. L’interlocutrice nous sourit plein cadre mais que voit-elle ? Au mieux un plan très large avec ses deux interlocuteurs en bordure gauche et droite de l’écran, et une la…arge vue sur la table de réunion, le mur ou la porte d’entrée.

Rapprochez les participants (c’est un peu un rappel du point précédent), cadrez serré en supprimant tous les éléments perturbateurs de l’image : ce n’est pas le logo de sa société ou sa mascotte (on l’a vu…) mais les réactions de votre interlocuteur que vous voulez voir. Il est de même pour elle. C’est ce qui fait la valeur ajoutée de la visio par rapport à une audio-conférence. Pensez aussi que lorsque la session est multi-point ou avec un partage d’écran simultané, la taille de votre image devient très réduite. Donc pas de pudeur mal placée et cadrez serré comme sur les plateaux du journal télé.

Certains équipements de visio proposent de mémoriser des cadrages. Pourquoi ne pas mettre à disposition des utilisateurs un memento leur indiquant où se placer lorsqu’ils sont 1, 2 ou 4 avec mentions des pré-réglages correspondants ?

Il y a encore quelques autres trucs et astuces pour mettre en oeuvre la visio dans des conditions optimales, mais maintenant, quand vous ferez votre première réunion visio avec Setec IS, vous n’aurez plus d’excuses si un de ces points essentiels a été sciemment négligé !

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