Achats IT

Setec IS est une société de conseil indépendant qui aide les entreprises dans leurs Achats IT. Voici l’histoire d’un de ses clients.

Il était une fois un achat délicat

Cela fait deux ans que Michel a la responsabilité Achats. Il a déjà fait ses preuves sur plusieurs sujets mais le nouveau dossier qui se présente à lui est beaucoup plus complexe. Il s’agit de renouveler le contrat d’infogérance. L’enjeu économique est significatif : environ 30% du budget de la DSI. Il est attendu par sa capacité à obtenir des résultats.

Pour la première fois, il se sent en situation difficile.

Les contraintes sont multiples et contradictoires.

  • Les utilisateurs se plaignent du manque de réactivité de l’informatique. Comment savoir si c’est seulement le reflet de la défiance générale vis-à-vis de l’IT ou si la qualité de service présente des lacunes profondes ?
  • Les responsables de la Production Informatique lui expliquent qu’il sera particulièrement difficile de migrer les serveurs en production. Comment lancer un appel d’offres si on ne peut pas crédiblement et concrètement changer de fournisseur ?
  • Le fournisseur actuel est une multinationale dont les effectifs se comptent en milliers de personnes. Comment négocier puis maîtriser un contrat avec un tel mastodonte qui est plus rodé à l’exercice que soi avec des centres de décision inaccessibles ?
  • Les PC sont devenus omniprésents dans l’entreprise. S’ils ne fonctionnent pas correctement, les collaborateurs sont de fait en chômage technique ; mais on ne peut pas admettre pour autant des coûts de fonctionnement exorbitants. Comment mettre en place les conditions d’une exploitation optimisée, dans un rapport gagnant-gagnant avec le fournisseur ?

Le cas de Michel n’est pas isolé et si vous avez lu jusqu’ici, c’est probablement que vous vous reconnaissez au moins partiellement, même si l’objet de vos préoccupations n’est pas l’infogérance mais un autre contrat majeur.

C’est de la pratique répétée que naît l’expertise

Aristote l’avait déjà remarqué et cela reste toujours aussi vrai.

Compter sur la seule consultation pour générer, et la concurrence des prix, et la compréhension des enjeux techniques et de mise en œuvre est loin d’être suffisant. Alors Michel envisage de se faire accompagner par une société de conseil spécialisée.

Apprendre à se faire aider

Michel se rapproche donc de Setec IS. Le premier contact est un petit choc. Il n’a pas l’habitude de faire appel à un conseil externe et l’attitude de ses interlocuteurs qui lui détaillent de façon très franche les difficultés qui l’attendent révèle un peu plus la difficulté de sa situation. Cependant l’expérience se sent et Michel comprend que les références de la société sont concrètes et qu’elles vont permettre au moins de rétablir l’équilibre d’une relation avec les infogéreurs, actuel et futur, relation qui avait fini par basculer au profit du prestataire.

L’appel d’offres comme une conclusion

Contrairement à son attente, Michel constate que Setec ne se précipite pas pour produire un cahier des charges. Au contraire, les consultants prennent le temps d’analyser la situation de l’entreprise, de présenter les différents scénarios pour recourrir au marché. Michel découvre des possibilités insoupçonnées, même si on lui démontre que la solution qu’il envisageait reste du domaine du rêve.

Comme le processus est structuré et mené par quelqu’un dont c’est le seul objectif et qui prend manifestement à cœur le projet, Michel se rend vite compte que le planning qui lui paraissait long, parce qu’il a l’habitude que les échéances ne soient pas respectées, va être tenu.

L’heure du bilan

Dix mois plus tard, Michel prépare le bilan pour son management. Sa synthèse est limpide et s’attache à évaluer froidement les résultats. Si le projet n’a pas rempli les espoirs les plus fous, lui et son management auraient signé sans hésiter si on leur avait dit au début que ces résultats seraient atteints.

Mais d’autres enjeux appellent Michel. Confidentiellement, la Direction Générale envisage de déménager et beaucoup de contrats vont être à revoir…

Rien de magique

L’histoire de Michel se répète régulièrement et il n’y a rien d’extra-ordinaire, au sens étymologique, dans les résultats de Setec IS. Ceux-ci sont la conséquence d’une expertise patiemment construire et entretenue et d’une position différente du commanditaire en entreprises. Contrairement à lui, le cabinet est en relation constante avec le marché. Par exemple, Setec organise des « Topo internes » avec les principaux fournisseurs pour comprendre leur roadmap et leur axe de développement. Setec maintient également des benchmarks de prix qui permettent aux négociations tarifaires de converger plus rapidement et plus surement. Enfin, le cabinet a un flux constant de dossiers qu’il mène en parallèle et il a l’expérience de la conduite de projets, ce qui permet à la fois de proposer des choix techniques pertinents et aussi d’être crédible dans les négociations puisqu’une migration devient réellement possible.

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