Révisions collaboratives

La production d’une société de conseil et d’ingénierie se matérialise principalement sous forme de documents. Loin d’être écrits par des écrivains reclus, dans notre contexte professionnel, la rédaction nécessite des révisions et des commentaires de multiples acteurs. Ce processus est souvent mal connu d’organisations dont l’édition n’est pas le métier de base. Il est donc généralement lent, douloureux, et donc coûteux.

Dans l’intérêt de nos clients, l’approche Lean de notre métier nous a conduits à codifier les bonnes pratiques qui forment le cadre de nos interventions. Ses règles sont aussi publiées sur notre site web en toute transparence, pour éviter d’être considérées comme des astuces d’un fournisseur partisan du moindre effort dans le cadre d’un forfait.

Ces recommandations s’appliquent évidemment dans toute leur pertinence à des documents structurés de plus de 5 pages.

Les cibles du document

Un texte tout public est souvent un texte qui n’a pas de public. Tous les spécialistes de la communication écrite sont d’accord pour dire que la première décision à trancher avant d’écrire consiste à définir pour qui le texte est écrit, et pas seulement son thème ou ses idées fortes. A quelles questions doit-il répondre ? Quel est le niveau de connaissance de la cible avec le sujet ? Certains travaux de rédaction deviennent inutiles lorsque ce cadrage est réalisé. Inversement, il peut aussi révéler des besoins importants de synthèse du contexte ou même de vulgarisation, si votre cible n’est pas des spécialistes de votre domaine.

Dans une organisation hiérarchique, un écueil classique à éviter est qu’une note d’analyse pour le DG ne devrait pas être écrite de la même façon qu’une note pour le DSI ou le directeur de la production : ces trois personnes n’ont pas les mêmes passé, connaissances, enjeux. Dans le travail collaboratif, la liste des personnes amenées à commenter pour révision le projet de texte doit être également définie préalablement à la rédaction. C’est utile pour le workflow (cf. discussion ci-après) mais aussi parce que, d’une certaine façon, les relecteurs sont des cibles secondaires du processus d’élaboration du document.

La structure du document

Toujours avant la rédaction proprement dite, nous recommandons de définir le volume et la table des matières, informations à partager avec les futurs relecteurs. Cette manière de procéder se justifie pour au moins deux raisons.

  1. Pour commenter avec pertinence, le relecteur doit pouvoir se dégager du temps. Une lecture approfondie nécessite un certain délai (pour s’isoler pour une lecture ininterrompue) mais en plus, il doit pouvoir se documenter pour apporter une contribution qui dépasse la correction d’erreurs factuelles. Par efficacité autant que par courtoisie, nous communiquons donc toutes les caractéristiques de la livraison : date, volume, sommaire prévisionnel du contenu.
  2. On peut écrire une thèse sur n’importe quel sujet, y compris sur les chevaliers de l’an mille au lac de Paladru, comme le rappelle Agnès Jaoui dans « On connaît la chanson ». Mais comme on a rarement une liberté totale sur les ressources à mobiliser, il faut définir les priorités, c’est-à-dire définir les points qui méritent d’être approfondis, et ceux qui peuvent être traités de façon plus légère. Ce faisant, il faut faire attention à ne pas tomber dans l’écueil que certaines pages sont faciles à écrire mais à faible valeur ajoutée, alors que d’autres demandent un travail fourni de recherche et d’analyse mais seront les plus utiles.

La synthèse des commentaires et révisions

Commençons par décrire ce qu’il ne faut pas faire, la révision en série : un document est produit et son producteur va le faire « progresser » en le soumettant successivement à plusieurs relecteurs.

  1. Même si le producteur maîtrise sa date de livraison initiale, comme les relectures prennent un temps aléatoire, le calendrier devient rapidement incertain, et les relectures suivantes deviennent non prioritaires. De plus, chaque délai s’additionne. C’est comme cela qu’un cahier des charges produit en 1 semaine peut réclamer 3 mois de « validations », même si le temps d’activité sur le document ne dépasse pas quelques heures.
  2. De plus, le processus n’apporte pas à l’éditeur du document de méthode de réconciliation des commentaires contradictoires. Oui, ils existent. L’exemple le plus mémorable nous a été donné à l’occasion encore une fois de la rédaction d’un cahier des charges. Dans un paragraphe de l’exposé de la situation, la version initiale employait un adjectif. Le premier valideur le change par son antonyme. Le deuxième relecteur (qui n’a pas vu la version initiale) propose de revenir à l’adjectif de base. Valeur ajoutée des échanges : 0. Certitude sur l’information : faible.

L’approche de Setec IS consiste à identifier les relecteurs en amont, leur avoir communiqué une date prévisionnelle de production de la première version, leur avoir soumis une table des matières, et en retour à :

  • leur définir une date cible pour leurs corrections, proposition de modifications ou commentaires ;
  • mettre en place une session commune de réconciliation des révisions pour arbitrer les contradictions résiduelles ; une conférence téléphonique suffit la plupart du temps.

Recommandations complémentaires pour des documents volumineux et complexes

Quand les projets ont de multiples dimensions, se complexifient, émerge parfois le besoin d’écrire des documents volumineux (plus de 100 pages pour fixer les ordres de grandeurs) en un temps très contraint (quelques semaines tout au plus). Ces documents doivent être écrits à plusieurs. Pour éviter que le document ne devienne un patchwork des contributions, il faut des mesures complémentaires pour éviter que la concaténation finale ne devienne un obstacle en soi, ou une source d’incompréhension pour le lecteur. Combien de ces documents n’avons-nous pas vus où le même objet ou concept est désigné par des termes différents selon le rédacteur de la partie ? Combien d’incohérences relevons-nous entre les chiffres cités à un endroit et ceux cités à un autre ? Dans notre métier où les produits ont une propension certaine à changer de nom, ne vous êtes-vous pas déjà demandé si le produit référencé dans l’offre technique correspond à cet autre de l’offre commerciale ?

Il faut en revenir aux pratiques séculaires de l’édition en définissant à l’ensemble des contributeurs un lexique commun voire même des règles communes pour l’écriture de mots rares. (Pour mémoire, l’Imprimerie Nationale édite un Lexique des règle typographiques qui est un bon basique pour la rédaction).